Hoe kan ik effectief vergaderen?

De titel ‘Hoe kan ik effectief vergaderen?’ beslaat een onderwerp dat al actueel is sinds het ontstaan van samenwerkingen. Eeuwen voor het begin van onze jaartelling vergaderen mensen en andere levende wezens op onze aardbol.  Zo is bekend dat de samenwerking tussen chimpansees en hun leiderschap op coalities en steun van andere apen berust. De stijl en betekenis van vergaderen ontwikkelt zich in de tijd. Vergaderingen in de middeleeuwen en vandaag de dag is vergaderen voor een belangrijk deel gekoppeld aan het behalen van doelstellingen. In deze tijd komt er een extra dimensie bij; de online vergadering!

Thuiswerken en digitale bijeenkomsten

De uitdagingen bij het thuiswerken zijn groot en veelzijdig. Een vergadering bijwonen in een thuiskantoor aan de keukentafel met rennende kinderen om je heen is niet aan te bevelen. De soms matige verbindingen en stilstaande beelden zijn op zijn minst vervelend. Denk ook eens aan de achtergrond geluiden, waardoor alles onverstaanbaar wordt. Maar bovenal hoe zorg je voor een juist beslissingsproces met afgetoetste ideeën en kennisdeling waar iedereen aan mee doet? Daarvoor zijn duidelijke rolverdelingen belangrijk, maar ook de kennis van de technologie om bijvoorbeeld schermen te delen. Zo is ook een check-in aan het begin van de online vergadering is dringend gewenst. Maak bovendien ruimte voor ‘rondjes’ met het verzoek om bondige antwoorden.

Effectief online vergaderen – Kom to the point

Met name bij online vergaderingen is voorbereiding essentieel. Om tijdens online vergaderingen de aandacht vast te houden is bijvoorbeeld de afwisseling van de vorm van de boodschap belangrijk. Ook is veelal meer sturing nodig omdat de dynamiek van een groep grotendeels wordt gemist in weer een online meeting. Daarom zijn de antwoorden op vragen als ‘Wat wil ik gedaan krijgen?’ en ‘Hoe kan ik dat het beste doen?’ bepalend voor de effectiviteit van de online vergadering.

Je kunt eerder to the point komen als je weet wie in welke stemming deelneemt aan de videogesprekken. Hiervoor plan je persoonlijke gesprekken voorafgaand aan een effectieve online vergadering. Vraag vooral naar de persoonlijke beleving van je werknemers. Managers hebben in deze Corona-tijd daarom meer tijd nodig voor het betrokken houden van werknemers. Toch is deze tijdsinvestering nodig om de effectiviteit van een vergadering te garanderen. Uiteraard gebruikt iedereen de camera tijdens vergaderingen zodat iedereen in beeld is en enige reactie gesignaleerd kan worden.  Voorkom tenslotte de algemene vragen als ‘Hoe gaat het?’, maar vervang deze door bijvoorbeeld ‘Hoe voel je je?’

Vergaderen op afstand vraagt om goede software en facilitator

Bekende tools als Zoom, Teams, Skype, Slack (chatten of één op één videobellen), Google Hangouts, GotoMeetings en vele anderen hebben allemaal de mogelijkheden om op afstand te vergaderen met meer of minder mensen. Voor kleine groepen is er niet direct een aangewezen facilitator nodig. Iedereen kan het woord voeren en verschillende onderwerpen hebben bijvoorbeeld verschillende eigenaren. Bij grotere groepen is de facilitator rol bijzonder belangrijk. Deze zorgt voor online vergaderstructuur en biedt iedereen de gelegenheid om een inbreng te geven, zodat er uiteindelijk consent is voor een actie. Een afwisseling van de facilitatorrol is wenselijk en geeft de manager in deze online vergadering de gelegenheid om zich ook eens op te stellen als deelnemende collega.

Er zijn overeenkomsten en verschillende tussen fysieke vergaderingen en online vergaderingen. Belangrijk om te weten en mee te oefenen. Tijdens de online coaching door Zivier wordt het volledige thema ‘Effectief vergaderen’ opgeknipt in verschillende onderdelen. Geen hele dag online coaching, maar in korte online coachingsessies van ongeveer 20-25 minuten behandelt de ervaren coach op interactieve wijze bijvoorbeeld het onderwerp ‘Algemene valkuilen succesvol ombuigen’. Aansluitend krijgt de deelnemer een unieke inlogcode voor het Zivier e-learning platform om specifieke leermodulen te doorlopen en zich deze kennis eigen te maken.

Voor meer informatie staat de omschrijving van de online coaching ‘Effectief Vergaderen’ tot je beschikking. Natuurlijk kun je ook contact opnemen en de coach zal direct reageren.